THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG TRƯỜNG HỌC

THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG TRƯỜNG HỌC

A- MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

          - Cung cấp cho học viên khái niệm về thông tin, thông tin quản lý, vai trò, tính chất của thông tin trong hoạt động quản lý;

          - Cho học viên nắm được hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý trường học, biện pháp thu thập, xử lý thông tin trong hoạt động quản lý trường học.

1. Thông tin

2. Thông tin quản lý

B- BỐ CỤC NỘI DUNG

3. Thông tin quản lý trường học

2.1. Khái niệm về thông tin quản lý;

2.2. Diễn trình thông tin trong hoạt động qlý;

2.3. Tính chất cơ bản của thông tin qlý;

2.4. Vai trò, vị trí của thông tin quản lý;

2.5. Phân loại thông tin quản lý.

3.1. Vai trò của thông tin trong trong quản lý trường học;

3.2. Hệ thống thông tin trong quản lý trường học;

3.3. Người Hiệu trưởng với việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin nội bộ trong quản lý trường học.

C- PHƯƠNG PHÁP DẠY-HỌC: Thuyết trình, đàm thoại.

D- NỘI DUNG

1. THÔNG TIN

  1.1. Khái niệm

          Thông tin được nhiều ngành khoa học quan tâm nghiên cứu. Khoa học quản lý nghiên cứu thông tin với tư cách là một phạm trù quản lý, được hiểu dưới góc độ cụ thể hơn như một nội dung của hoạt động quản lý, giúp cho việc cung cấp các dữ liệu và đưa ra các quyết định quản lý và truyền thông các quyết định quản lý trong nội bộ một hệ thống quản lý cũng như giữa hệ thống quản lý và môi trường xung quanh. Thông tin có thể được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống tổ chức và môi trường, được sử dụng với mục đích là điều khiển hoạt động của hệ thống đó. Thông tin được coi là những tín hiệu mới, được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc đề ra các quyết định quản lý.

          Quá trình truyền thông phản ánh mối quan hệ giữa người phát tin (người tạo ra thông tin) và người nhận tin. Trong quá trình đó thường xuất hiện luồng thông tin hai chiều: thông tin tác động của người phát tin đến với người nhận tin và thông tin phản hồi của người nhận tin đến với người phát tin. Cả hai đối tượng phát tin và nhận tin đều ở trong cùng môi trường giao tiếp. (Xem sơ đồ sau).

  1.2.  Kênh truyền thông (Kênh giao tiếp) là đường liên lạc giữa chủ thể và khách thể giao tiếp; là nơi hình thành và truyền hoặc lưu trữ tín hiệu thông tin, là môi trường truyền tin từ nơi phát đến nơi nhận tin. Trong hoạt động giao tiếp, các nhân vật tham gia giao tiếp phải tổ chức kênh sao cho quá trình giao tiếp đạt được hiệu quả nhất. Thí dụ: Kênh giao tiếp là thị giác thì người phát tin cần phải cấu trúc bài viết ra sao để khách thể giao tiếp nhìn thấy rõ các chữ viết, dễ hiểu được thông tin có trong văn bản…

SƠ ĐỒ VỀ QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG    2. THÔNG TIN QUẢN LÝ

	MÔI TRƯỜNG
NGƯỜI PHÁT TIN		KÊNH		NGƯỜI NHẬN TIN
		Thông tin tác động
		TRUYỀN TIN
		Thông tin phản hồi
	GIAO TIẾP

  2.1. Khái niệm về thông tin quản lý

          Thông tin quản lý là những thông điệp (những tín hiệu có nội dung) mà nhà quản lý cần tới và có ý muốn sử dụng nó để bảo đảm thực hiện tốt các chức năng quản lý. Thông tin quản lý gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lý. Mọi thông tin quản lý đều nhằm mục đích phục vụ việc đưa ra quyết định quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Ngược lại, bất cứ một quyết định quản lý nào cũng phải chứa đựng thông tin và sản phẩm quyết định quản lý cũng là thông tin. Vì vậy, có thể coi thông tin quản lý là "hệ thần kinh" của hệ thống quản lý. Nó có mặt ở tất cả các khâu (các chức năng) của quá trình quản lý và có tác động đến tất cả các khâu  của quá trình quản lý. Suy cho cùng, bản chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin. Thông tin vừa là đối tượng, vừa là sản phẩm quản lý.

  2.2. Diễn trình thông tin trong hoạt động quản lý

          Thông tin quản lý thường tồn tại ở trạng thái động, gắn liền vớí quá trình truyền thông từ người này đến người khác. Một diễn trình thông tin quản lý - kể cả thông tin truyền xuôi (thông tin tác động) và thông tin truyền ngược (thông tin phản hồi) đều bao gồm 6 bước dưới đây.

          Bước 1: Người phát tin hình thành thông điệp quản lý dưới dạng ý tưởng, suy nghĩ của người phát tin (người gửi thông tin);

          Bước 2: Người phát tin mã hoá ý tưởng (thông điệp) bằng các hình thức thích hợp. Ở bước này, người truyền đạt thông tin lựa chọn các hình thức thể hiện các ý tưởng của mình như lời nói, chữ viết, ký hiệu, quy ước...;

          Bước 3: Người phát tin truyền thông tin đã được mã hoá qua môi trường đến người nhận;

          Bước 4: Người nhận tiếp nhận thông tin đã được mã hoá;

          Bước 5: Người nhận giải mã để hiểu đúng ý tưởng thông điệp của người gửi;

          Bước 6: Người nhận tiếp nhận thông điệp và hành động trên cơ sở nội dung thông điệp và có thông tin phản hồi tới người phát tin.

  2.3. Tính chất cơ bản của thông tin quản lý (6 tính chất)

    2.3.1. Tính phù hợp

          Mục đích của việc truyền thông là thực hiện hoạt động giao tiếp thông qua hệ thống tín hiệu bằng ngôn ngữ, ký hiệu, hình vẽ... có nội dung, được người phát và người nhận tin giải mã theo quy ước chung của cộng đồng xã hội, nhằm trao đổi, thống nhất hành động để đạt được mục tiêu đặt ra của chủ thể thông tin (người phát tin). Tính phù hợp của thông tin quản lý tuỳ thuộc vào mức độ, phạm vi mà thông tin hỗ trợ trực tiếp cho việc ra quyết định quản lý.

    2.3.2. Tính kịp thời, linh hoạt

          Hiệu quả của hoạt động truyền thông được căn cứ vào tốc độ truyền đạt và xử lý thông tin. Tính kịp thời của thông tin liên quan đến dữ liệu thông tin được quy định cụ thể về thời gian mà nếu vi phạm thời gian có thể làm cho thông tin không còn giá trị, làm ảnh hưởng lớn đến hoạt động của cá nhân và tổ chức. Tính kịp thời, linh hoạt của thông tin quản lý là việc đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý trong xử lý các tình huống quản lý.

    2.3.3. Tính tiện dụng của thông tin quản lý là việc bảo đảm để người nhận tin có thể tiện lợi trong việc phân tích, xử lý những dữ liệu thông tin "thô" thành các đại lượng bằng số, đồ thị, biểu đồ để dễ hiểu, dễ nhớ và sử dụng nó.

    2.3.4. Tính tối ưu, đầy đủ, chính xác của thông tin quản lý thể hiện ở mức độ đầy đủ, cần thiết, không có sai lệch, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý một cách đúng đắn.

    2.3.5. Tính logic của thông tin quản lý là sự thể hiện mối quan hệ logic giữa các thành phần tín hiệu với nhau, logic của nội dung thông tin với nguyên nhân cội nguồn nảy sinh ra thông tin đó.

    2.3.6. Tính hệ thống, tổng hợp là hiện tượng các tín hiệu mang tính đồng bộ, hệ thống, có quan hệ kết hợp, gắn bó với nhau về không gian và thời gian.

  2.4. Vai trò, vị trí của thông tin quản lý

    2.4.1. Vai trò

          Thông tin quản lý là thành tố quan trọng trong mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý nhằm thực hiện các mục tiêu đã đặt ra, giúp chủ thể quản lý có được các điều kiện, các dữ liệu, các cơ sở pháp lý đủ độ tin cậy để đưa ra các quyết định quản lý. Nó giúp khách thể quản lý thực hiện các hoạt động nhằm thi hành quyết định quản lý của chủ thể quản lý. (Xem sơ đồ dưới đây).

Chủ thể quản lý

THÔNG TIN

Khách thể quản lý

    2.4.2. Vị trí

          Thông tin được coi là một chức năng trung tâm, liên quan đến tất cả các chức năng quản lý. (Xem sơ đồ sau).

		KẾ HOẠCH
KIỂM TRA		THÔNG TIN		TỔ CHỨC
		CHỈ ĐẠO

  2.5. Phân loại thông tin quản lý

          Việc nghiên cứu, phân loại thông tin quản lý có ý nghĩa rất lớn. Về mặt lý thuyết, thông tin quản lý giúp ta có thể nghiên cứu đặc điểm, tính chất và khả năng sử dụng của từng loại thông tin, giúp nhà quản lý nhìn nhận thông tin một cách có hệ thống và toàn diện. Về mặt thực tiễn, phân loại thông tin quản lý giúp người lãnh đạo có thể nắm vững các hình thức thông tin, ưu điểm, nhược điểm của chúng và những nguyên tắc sử dụng các loại thông tin, các kênh thông tin khác nhau nhằm đạt được hiệu quả quản lý cao nhất. Dưới đây là 4 cách phân loại thông tin thông dụng nhất.

    2.5.1. Dựa theo hình thức thể hiện của thông tin, thông tin quản lý được chia ra thành thông tin ngôn ngữ như lời nói, chữ viết và thông tin phi ngôn ngữ (hay là ngôn ngữ cơ thể) như cử chỉ, thái độ, vẻ mặt, ánh mắt, nụ cười... hoặc hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu, quy ước v.v...

    2.5.2. Dựa trên tính chất chính thống của thông tin, thông tin quản lý gồm 2 loại:

          Thông tin chính thức là những thông tin được phát đi theo những quyết định của tổ chức chính thức, gắn với chức năng của hệ thống quản lý và bảo đảm tính thống nhất của hệ thống, bảo đảm tính bình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận.

          Thông tin không chính thức là những thông tin được hình thành và lan truyền theo các quan hệ không chính thức, gắn với sự tồn tại và phát triển của tổ chức không chính thức bên trong tổ chức chính thức.

          Đặc điểm của thông tin không chính thức (4 đặc điểm)

          (1) Được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong tổ chức nên không được dùng ý chí chủ quan để loại bỏ nó;

          (2) Tốc độ truyền đạt nhanh, nhiều khi nhanh hơn cả thông tin chính thức;

          (3) Có sức thuyết phục cao do được truyền thông một cách tự nhiên từ trong tổ chức không chính thức, nhất là khi bị cấm đoán;

          (4) Dễ bị bóp méo trong quá trình truyền tin.

          Thông tin chính thức tạo nên sự thống nhất trong tổ chức còn thông tin không chính thức tạo nên dư luận (kể cả dư luận có lợi và dư luận có hại) trong tổ chức. Vì vậy, nhà quản lý cần khéo léo sử dụng loại thông tin này phục vụ cho mục đích của hệ thống tổ chức; và khi cần thiết, biết dùng phương pháp thích hợp để hạn chế tác hại của nó.

    2.5.3. Dựa theo chiều tác động của thông tin trong hệ thống quản lý, thông tin quản lý được chia thành thông tin chỉ thị (là thông tin của cấp trên truyền xuống cấp dưới), thông tin báo cáo (là thông tin của cấp dưới gửi lên cấp trên), thông tin ngang (là thông tin giữa những người cùng cấp, giữa các tổ chức tương đương, bình quyền), và thông tin đan chéo (là thông tin của những người không cùng cấp, không thuộc các mối quan hệ trực tuyến).

    2.5.4. Dựa trên mối quan hệ thông tin trong hệ thống quản lý, thông tin quản lý gồm 2 loại: thông tin bên trong (là thông tin nội bộ của tổ chức, phục vụ việc quản lý cơ quan, tổ chức, nhiều khi mang tính bí mật với các cấp độ bảo mật khác nhau) và thông tin bên ngoài (là những thông tin từ môi trường truyền vào hệ thống tổ chức và thông tin từ hệ thống tổ chức truyền ra môi trường).

3. THÔNG TIN QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC

  3.1. Vai trò của thông tin trong quản lý trường học

    3.1.1. Vai trò (4 vai trò)

          (1) Có liên quan đến tất cả các chức năng quản lý, các chu trình quản lý;

          (2) Phản ánh trạng thái hiện tại, quá khứ, dự báo tương lai phát triển của nhà trường để căn cứ vào đó, Hiệu trưởng có thể đề ra các quyết định quản lý;

          (3) Tạo ra tính trật tự của hệ thống tổ chức quản lý nhà trường, giúp Hiệu trưởng biết nhìn nhận thông tin để đưa ra các quyết định quản lý, làm thay đổi tính bất định của hệ thống tổ chức nhà trường;

          (4) Là công cụ quyền lực để Hiệu trưởng duy trì sự thống nhất hành động của hệ thống tổ chức quản lý nhà trường theo quy định của pháp luật.

    3.1.2. Hiệu trưởng với hệ thống thông tin quản lý trường học

          Trong hoạt động quản lý nhà trường, Hiệu trưởng cần phải nắm bắt những diễn biến thường nhật trong nhà trường, những thuận lợi, khó khăn, ý kiến của các bậc cha mẹ học sinh... Thông tin quản lý trở thành yếu tố quyết định trong hành động để đạt được mục tiêu quản lý. Người Hiệu trưởng cần tổ chức thu thập, phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học, đầy đủ và chính xác bằng cách:

          (1) Nghiên cứu đầy đủ các thông tin từ kế hoạch, nhiệm vụ của cấp trên đề ra đối với nhà trường;

          (2) Nghiên cứu các thông tin về tình hình địa phương, điều kiện kinh tế-xã hội của địa phương, nhận thức của nhân dân trên địa bàn về giáo dục, về nhà trường;

          (3) Dựa trên những thông tin đó, Hiệu trưởng có thể phân tích, đánh giá chính xác thực trạng của trường mình như thé nào, tình hình môi trường, những chỉ tiêu kinh tế-xã hội của địa phương, chỉ tiêu cần có trong kế hoạch nhà trường.

  3.2. Hệ thống thông tin trong quản lý trường học

    3.2.1. Hệ thống thông tin quản lý trường học

          Hệ thống thông tin quản lý trường học là tổ hợp các thông tin và dữ liệu thu thập được và được liên kết thành cơ sở dữ liệu thống nhất, có chức năng cơ bản và lưu trữ, xử lý (chẩn đoán, dự báo) nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho các cấp quản lý giáo dục, hỗ trợ cho các quy trình quản lý (các chức năng quản lý) và đề ra các quyết định quản lý.

          Hệ thống thông tin quản lý trường học bao gồm:

            - Hệ thống văn bản nội bộ bao gồm các Công văn, Quyết định của Hiệu trưởng nhằm hướng dẫn, điều hành mọi mặt hoạt động trong nhà trường, các hồ sơ liên quan đến thi đua, khen thưởng, kỷ luật, các Nghị quyết,... của nhà trường;

            - Hệ thống văn bản đi gồm: (a) Các văn bản báo cáo, thống kê về tình hình mọi mặt của nhà trường gửi các cơ quan chức năng; (b) Các văn bản báo cáo hoặc liên hệ, phối hợp hành động gửi các tổ chức chính trị-xã hội hoặc cá nhân;

            - Hệ thống văn bản đến gồm: (a) Các loại văn bản của các cơ quan quản lý cấp trên để chỉ đạo, điều hành các hoạt động của nhà trường; (b) Các loại văn bản liên hệ, phối hợp hành động của các tổ chức chính trị-xã hội và cá nhân.

      a/ Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý trường học là:

          (1) Cung cấp những dự liệu thông tin cần thiết, đáng tin cậy và kịp thời để làm báo cáo, lập kế hoạch và ra quyết định quản lý;

          (2) Thiết lập nguồn dữ liệu cấp quốc gia và cấp cơ sở để làm thoả mãn những nhu cầu ngày càng tăng về dữ liệu và thông tin trong công tác quản lý trường học;

          (3) Thống nhất về nội dung thu thập, thống kê, báo cáo thông tin của toàn hệ thống quản lý giáo dục.

      b/ Chức năng chủ yếu của hệ thống thông tin quản lý trường học bao gồm:

          (1) Chức năng lưu trữ;

          (2) Chức năng xử lý, phân tích, chẩn đoán;

          (3) Chức năng dự báo sự tồn tại và phát triển của nhà trường;

          (4) Biểu hiện mối quan hệ giữa mục tiêu quản lý và hệ thống thông tin quản lý trường học.

    3.2.2. Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý trường học gồm 5 bước:

          Bước 1: Xác định rõ nhiệm vụ của các đơn vị bộ phận trong hệ thống tổ chức-bộ máy nhà trường.

          Bước 2: Xác định mối quan hệ thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trong hệ thống tổ chức nội bộ với các lực lượng bên ngoài hệ thống nội bộ. Hiệu trưởng có mối liên hệ thông tin hệ thống nội bộ với các Phó Hiệu trưởng, với trưởng các đơn vị bộ phận và có mối liên hệ thông tin với các tổ chức chính trị-xã hội khác trong việc thi hành công vụ.

          Bước 3: Phân chia các mối liên hệ thành công việc cụ thể như hội họp, báo cáo, trao đổi, kiểm tra v.v...

          Bước 4: Phân chia hệ thống tổ chức nội bộ thành các phân hệ quan hệ theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị bộ phận trong hệ thống tổ chức nội bộ.

          Bước 5: Xác định các nút thông tin của hệ thống nội bộ là chu kỳ nhập và truyền thông tin hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hằng năm, là hình thức thông tin (như văn bản, hội họp và các hình thức truyền thông khác); xác định thời điểm xuất hiện thông tin và dung lượng bản tin.

    3.2.3. Hệ thống thông tin quản lý trường học thường bao gồm các phân hệ con:

          - Thông tin về học sinh;

          - Thông tin về tài chính;

          - Thông tin về CSVC, thiết bị giáo dục;

          - Thông tin về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;

          - Thông tin về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ như chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, giáo dục, sách giáo khoa, tài liệu tham khảo, văn bằng, chứng chỉ...);

          - Thông tin về hoạt động nghiên cứu khoa học, sáng kiến kinh nghiệm giáo dục;

          - Thông tin toàn diện về giáo viên, nhân viên;

          - Thông tin về xã hội và cộng đồng (như thông tin về môi trường xã hội, các tổ chức hợp tác, tài trợ);

          - Thông tin về kế hoạch và mạng lưới (là các số liệu về tình hình tồn tại và phát triển của nhà trường, của mạng lưới trường học trên đại bàn dân cư).

          - Thông tin về kế hoạch hoạt động chung của trường trong từng tuần, tháng, học kỳ và cả năm học.

  3.3. Người Hiệu trưởng với việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin nội bộ trong quản lý trường học

          Thông tin quản lý nói chung, thông tin quản lý trường học nói riêng có 2 loại: thông tin chính thức và thông tin không chính thức. Trong hoạt động quản lý nhà trường, khi xem xét các thông tin nội bộ, người Hiệu trưởng cần lưu tâm thực hiện tốt 3 nội dung cơ bản dưới đây:

            (1) Phải biết lọc tin, đặc biệt là các nguồn tin không chính thức, bởi trong quá trình truyền tin, nguồn tin thường bị bóp méo, thiếu độ chính xác.

            (2) Biết tích cực lắng nghe các dư luận, các thông tin không chính thức, không được dùng ý chí chủ quan để loại bỏ nó mà phải bình tĩnh kiểm tra giá trị đích thực của loại thông tin này để có biện pháp xử lý thích ứng, bảo đảm tính dân chủ, đoàn kết; thông qua dư luận chính thức của tập thể, phát huy vai trò của các phần tử tích cực trong nhà trường.

            (3) Hạn chế những cảm xúc bất thường có thể làm sai lệch thông tin bằng cách ngừng ngay việc truyền tin, nhận tin khi đang mất bình tĩnh.

E- CÂU HỎI

1. Anh (chị) hãy nêu khái niệm về thông tin quản lý và diễn trình thông tin trong hoạt động quản lý.

2. Hãy nêu vai trò của thông tin trong quản lý trường học và quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý trường học.

3. Anh (chị) hãy nêu các biện pháp thu thập, xử lý thông tin trong hoạt động quản lý nhà trường.

F- TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Luật Giáo dục 2005 - Nxb CTQG, HN 2006;

2. Điều lệ trường học;

3. Giáo trình Quản lý hành chính Nhà nước, Tập 1, 2, 3 - Nxb HVHCQG, HN 1994;

4. Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Giáo trình Khoa học quản lý - Nxb CTQG, HN 2004.